Пошаговая обработка задач
Именно пошаговое решение проблем, является лучшим инструментом продуктивности и качества. Благодаря простейшему календарю, в котором будут расписаны встречи, можно снять с себя огромную нагрузку. Ведь упорядоченная система на внешнем носителе освобождает нашу память, и позволяет «свободнее» мыслить.
Эффективность пошаговой стратегии заключается в вопросах, и, что важнее, - в ответах, которые вы должны прояснить себе, при рассмотрении той или иной задачи. Пришедшая почта, к примеру, не должна оставаться без внимания, и без ответа, если того требует ситуация. Прочтение ее, и откладывание в папку «входящие» - недопустимо. Решать вопрос нужно сразу, либо отложить чтение письма до момента, когда будет время и силы на качественную его обработку. Мысли, пришедшие во время прочтения, следует записывать, и прилагать как дополнительный материал, при дальнейшем анализе.
Не забывайте, что существует прямая пропорциональность между количеством незавершенных дел, и желанием их завершать. Иными словами, не копите вопросы, ответы на которые можно получить в кротчайшие сроки. И вы будете довольны успешным снятием ответственности, и получатель убедится в вашей ответственности.
О самоорганизации так же стоит задуматься, ведь успешное решение проблемы, любым способом, а особенно пошаговым – требует определенного настроя на результат. Многие пытаются охватить множество вопросов, когда наступает момент «озарения» и готовности к работе, и быстро устают, разочаровываются и бросают начатое. Все дело в принципиально неверной стратегии принятия решений. Упорядочить следует не саму информацию, а непосредственно действия, направленные на результат.
Только когда вы начнете осознавать, что само действие – важнее размышлений, будут появляться успехи.
Следующий алгоритм, позволит более четко представить «Как решать проблему пошаговым способом?»
Необходимо открыть папку «Входящие проблемы», и выбрать одну из них.
Внимательно изучить информацию, и определить основные цели.
Задать себе вопрос «Можно ли с этим что-то сделать?»
При отрицательном ответе, существует несколько вариантов.
А) В мусор.
Б) Сделать запись, о напоминании, через какое-то время.
В) Для справочного материала. При необходимости посмотреть.
При положительном ответе, задаем следующий вопрос «Каким будет следующее действие?» а) Составление шагов, и их реализация.
Б) Общий план действий. Поиск дополнительной информации, для подробного составления целей и задач.
Возможно, что поиск ответа займет, не так уж и много времени.
А) Меньше 5 минут – выполнить.
Б) Больше 5 минут – выделить время в ближайшем будущем.
В) Перепоручить другому и ждать результат.
Если проблема требует отлагательства, выполните следующие шаги.
А) При самостоятельном подходе, наметить дату, в которую займетесь решением проблемы.
Б) Определить первоочередные действия, по поручению кому-либо, и позаботится об их исполнении.
